S prvním výskytem koronaviru v České republice se rozpoutalo něco, co jsme doposud vídali pouze v katastrofických filmech. Nouzový stav, mimořádná opatření vlády v podobě omezení volného pohybu, přerušení školní docházky, zákazu maloobchodního prodeje… Každý den nové informace, nová omezení, panika. Veškerá opatření se dotýkala jednotlivců i firmy jako takové. Mezi zaměstnanci panovaly obavy. Zavřou nás a budeme bez práce? Nebo bude firma nasazovat naše životy, za účelem zisku? Mnoho témat, která bylo potřeba nějak uchopit a začít jednat.

Autorkou blogu je tentokrát Hana Šmidtová, která pracuje v HR oddělení společnosti Alza a v době koronavirové krize si pod svá křídla vzala interní komunikaci.

Štěstí přeje připraveným

Ještě před potvrzením prvního výskytu koronaviru v ČR jsme v Alze ustanovili tým, který dal dohromady potřebné krizové plány pro celou firmu. V té době jsme ani netušili, jak aktuální za pár dní budou. V Alze jsme zvyklí dělat změny a dělat je rychle.  Zásadní rozhodnutí na úrovni vedení se děla v řádech minut, maximálně hodin. Prakticky nonstop jsme byli online a ve střehu – připraveni okamžitě reagovat.

Jak vypadá interní komunikace v době koronavirové?

Informací a aktualit bylo, hlavně na počátku, opravdu hodně. Vzhledem k tomu, že máme pobočky také na Slovensku, v Maďarsku a Rakousku, bylo jich vlastně 4x tolik. Každý den jsme monitorovali aktuální stav a nová nařízení v každé zemi a o těch nejdůležitějších věcech jsme naše zaměstnance neprodleně informovali. Založili jsme interní stránku, kam jsme průběžně vkládali veškeré důležité informace týkající se aktuální situace – ať už se jednalo o vládní nařízení, bezpečnostní opatření uvnitř firmy nebo tipy, jak skloubit práci z domova společně s péčí o děti. Vybrali jsme kontaktní osobu, na kterou se mohli zaměstnanci obracet, pokud potřebovali poradit.

Zavedli jsme pravidelné informační newslettery, které zahrnovaly vládní nařízení a opatření z jednotlivých zemí a informace ze života firmy a jednotlivých oddělení. Protože máme hodně anglicky mluvících kolegů, každý newsletter jsme překládali do angličtiny. Kromě tohoto „velkého“ newsletteru měl každý provoz ještě vlastní, menší newsletter, který zaměstnance informoval o nových bezpečnostních opatřeních, o dodávkách ochranných prostředků na jejich oddělení a o tom, jaká je aktuální situace.

Bylo třeba mírnit obavy na provozech

Naše vedení se k celé situaci postavilo skvěle od samého začátku. Vzhledem k tomu, že omezení prodeje se našich výdejen netýkalo, mohli jsme dál zabezpečovat zásobování obyvatelstva. Bylo však potřeba obratem upravit podmínky na provozovnách tak, abychom ochránili naše zaměstnance a zákazníky a nevystavovali je riziku nákazy. Počínaje distribucí ochranných roušek, dezinfekční gelů a mýdel, přes zvýšení frekvence úklidu až po vybudování absolutně bezkontaktních provozoven, které se podařilo za pouhých 65 hodin! Naši zaměstnanci byli pravidelně informováni o tom, kdy jim přijdou ochranné pomůcky a jaká bezpečnostní opatření zavádíme. Zavedli jsme také nástroje, skrze které mohou naši zaměstnanci pokládat dotazy a vedení společnosti jim na ně odpoví.

Motivace a poděkování

Všichni naši zaměstnanci zažívají obrovský nápor práce. Prakticky rovnýma nohama jsme skočili do sezóny, která je o to těžší, že ji musíme řídit vzdáleně a v neznámých podmínkách, které se mohou změnit ze dne na den. Za tím, že to všechno funguje, stojí naši zaměstnanci. Zřídili jsme na našich interních stránkách tzv. Zeď slávy, kam vkládáme pochvaly – od zákazníků, od kolegů. Funguje jako takový povolený doping. Když na vás padne splín, pochvaly a díky vám opět dodají energii. Je to hnací motor nás všech.

Spousta hodin práce, ale stojí za to!

Interní komunikace v době koronavirové je náročná a je potřeba víc než kdy jindy. Je to prostředník, který zaměstnancům říká: haló, jsme tady, víme o vás, ochráníme vás, záleží nám na vás, jsme v tom spolu a společně to zvládneme. A tak vlastně vznikl #jsmevtomspolu, který je nosníkem celé naší interní komunikace. Bez ohledu na to, jestli pracujeme z domova nebo v provozu, cíl máme stejný a proto #jsmevtomspolu a společně to celé zvládneme!

Čím se můžete inspirovat:

• Reagujte pružně – informace stará 3 dny už nikoho zajímat nebude
• Shromažďujte – pokud informace zasíláte e-mailem, shromažďujte je na jedno místo, kde je lze historicky dohledat
• Buďte vytrvalí – úzce komunikujte s vedením společnosti – trvejte na podkladech za vedení firmu
• Dejte možnost se ptát – zřiďte nástroj, prostřednictvím kterého můžete zodpovídat dotazy zaměstnanců
• #mejteheslo – zamyslete se nad heslem, které vás spojuje
• Jsme jenom lidi – Buďte lidští a mějte pochopení pro ostatní

Hana Šmidtová