Hledali jste si někdy práci, brigádu nebo stáž? Pokud ano, nepřekvapí vás, že často firmy chtějí vedle životopisu, ukázek portfolia i motivační dopis. Jenže co přesně to znamená? O své zkušenosti a rady se podělila Petra Nulíčková, HR business partner v Alze.

Vzpomínám si, jak jsem po přijetí na vysokou školu v Praze hledala první brigádu a při prohledávání všech pracovních portálů jsem vždy narazila na nutnost odevzdat motivační dopis. Google mi poradil, že to má být soubor v pdf formátu, který kandidát připojí k životopisu, když odpovídá na inzerát. Některé zdroje jej přirovnávaly k životopisu, nikoliv však ve strukturované formě, ale pojaté jako vyprávění osobního příběhu. Volně dostupné vzory motivačních dopisů byly obvykle nicneříkající, pouze opakovaly informace ze životopisu, nebo upřesňovaly, kde daný inzerát kandidát našel. Google mě tehdy nepotěšil.

Pojďme si společně říct, jak má správný motivační dopis vypadat, proč je dobré jej poslat společně se životopisem a jak si jím můžete pomoci v případě minimálních pracovních zkušeností.

Má cenu ho psát?

Dobře napsaný úvod k vašemu životopisu, kterým právě motivační dopis může být, vám zvýší pravděpodobnost, že dostanete pozvánku na osobní setkání nebo že vám firma pošle zadání ke zpracování na doma. Už to je první krok k vysněnému zaměstnání, brigádě nebo stáži.

Na základě zkušeností z personalistiky musím říct, že jen cca 25 % kandidátů píše průvodní nebo motivační dopis. Vždy mám radost, když si někdo dá extra námahu s představením sebe samého a odkrytím motivace u nás pracovat. Dodnes si víc pamatuji kandidáty, kteří mi zaslali motivační dopis sladěný se životopisem, určený přímo na danou pozici.

Pokud v inzerátu není explicitně napsáno, že je dopis součástí výběrového řízení, samozřejmě jej nemusíte posílat. Osobně však věřím, že i pár vět je lepší než nic, mohou vás rychle odlišit v záplavě životopisů.

Jak vám může motivační dopis pomoci?

• Představí vás HR oddělení a hiring manažerovi ještě před čtením životopisu a vytvoří tak jeho kontext. Představte si ho jako elevator pitch (krátkou souhrnnou prezentaci), všichni vás poslouchají, a vy si je můžete naladit na vaše další zamýšlené věty.
• Podpoří životopis a dává prostor ukázat, že právě vy jste ten, koho firma hledá. Vypíchnout můžete svoji motivaci, nadšení pro obor nebo nastínit své silné stránky.
• Můžete v něm ukázat kreativitu. Viděla jsem i motivační dopisy jako video, prezentace či obrázek. I když výběrové řízení nedopadne, je větší pravděpodobnost, že pokud se bude pozice později znovu obsazovat, HR si na vás vzpomene a ozve se napřímo.
• Odpoví na otázky, které si firma může klást na základě vašeho životopisu. Ne vždy je totiž CV dobře napsané, proto když například hledáte první zaměstnání nebo měníte obor, může na první pohled vypadat neadekvátně. V motivačním dopise máte prostor vysvětlit svoji motivaci pro změnu. Při žádosti o brigádu rovnou uveďte maximální časovou dotaci a podobně.
• Odliší vás. Za více než čtyři roky v oboru jsem moc motivačních dopisů neviděla.

Jak napsat motivační dopis, který zaujme?

V první řadě si dejte pozor na to, aby nekopíroval slepě životopis nebo jej nenahrazoval. Účel motivačního dopisu je doplnění a objasnění životopisu. Zásadní rozdíl je v tom, že motivační dopis je představení sebe sama, nikoliv výčet pracovních zkušeností. Soustřeďte se na budoucnost, kam se chcete vypracovat. Dopis má být vždy připravený pro konkrétní pozici, napsaný popisně. Naproti tomu životopis obsahuje fakta, výčet zkušeností a znalostí, kontaktní údaje, ukázku vašeho pracovního života a popisuje zkušenosti z minulosti.

Zkuste se řídit následujícími body:

• Stručně – maximálně 2 odstavce na 0,5 formátu A4. Představte si, že každý kandidát na pozici napíše 3listy A4 a vy je poctivě čtete.
• Upřímně – proč se hlásíte, co vás zaujalo v inzerátu, … Vyhněte se klišé jako „hlásím se na pozici Y a našel jsem ji na X, a proto posílám životopis“, protože to není motivační dopis.
• Myslete na budoucnost – co se chcete naučit, co nabízíte, co chcete rozvíjet, proč vás pozice láká, ačkoliv třeba nesplňujete všechny požadavky v inzerátu nebo jste na obdobné pozici ještě nepracovali.
• Buďte pozitivní – využijte pozitivních slov a akčních sloves. Vyhněte se naopak trpnému rodu a slovních spojení „byl bych rád“, „pokud uznáte za vhodné“. Věřte si v něm.
• Rozklíčujte skryté informace – objasněte nesrovnalosti v životopisu, jako například roční pauza, protože jste cestovali. Častá fluktuace zapříčiněná tím, že jste pracovali na časově omezených projektech, byli jste náhrada za mateřskou nebo jste byli nuceni se přestěhovat.
• Doplňte kontext – máte relevantní životopis na danou pozici? Pokud ne, motivační dopis může HR a manažerovi objasnit, proč o ni máte zájem.
• Buďte konkrétní – použijte informace, které jsou relevantní pro danou firmu. Pokud víte, kdo pozici nabírá, oslovte ho jménem. Kontaktní osoby najdete často pod inzerátem na kariérních stránkách, ale i na pracovních portálech.

Stále nevíte jak na to?

Napsala jsem pro vás pár možných motivačních psaní, která vám mohou být inspirací.

„Pěkný den, jmenuji se Petra a ráda bych se stala minimálně na půl roku vaším stážistou na oddělení HR. Studuji psychologii v navazujícím magisterském programu, a tak věřím, že bych mohla využít vše, co nás učili, včetně svých zkušeností z jiných stáží a obohatit to o praktické dovednosti. Od stáže očekávám, že se naučím komunikovat s kandidáty, pochopím reálný svět HR a že budu moct stínovat některého ze zkušených HR specialistů. Docházet mohu dle domluvy, ale maximálně 80 hodin měsíčně. Těším se na případné setkání!“

„Pěkný den, jmenuji se Petra, když jsem viděla pozici asistentky ve vaší společnosti, byla jsem nadšena. Proč? Kvůli organizačním změnám ruší můj dosavadní zaměstnavatel pozici asistentky a já hledám podobnou náplň práce. Baví mě totiž podpora a péče o klienty a vedení. Naplňuje mě, když díky své práci usnadňuji ostatním tu jejich, a společně tak dosáhneme nastavených cílů. Dlouho jsem zastávala roli asistentek vedení, a tak vím, jak důležitá je příprava, znalost MS Office a umění poradit si s čímkoli. Mými silnými stránkami jsou organizační schopnosti, schopnost poradit si s nečekanými situacemi a pozitivní přístup za jakékoli situace. Těším se na případné setkání.“

„Pěkný den, asi vás překvapuje, proč se s tolika zkušenostmi hlásím na juniorní pozici, navíc v jiném oboru. Nedivím se. Před rokem jsem se rozhodla, že změním obor a od té doby na přesunu pracuji. Navštěvuji kurzy od Czechitas a LearnToCode, kde jsem získala certifikát o absolvování Online IT akademie. Snažím se získávat informace a nabývat znalostí, kde to jde, ale cítím, že už přišel čas aplikovat je do praxe. A to je také důvod, proč vám píši. Ze svých minulých prací si odnáším smysl pro detail, schopnost organizace a projektového řízení, komunikace s různými lidmi a zkušenost s většími projekty. Těším se na případné setkání.“

Stejně jako v životopisu, tak i tady pozor na gramatické a pravopisné chyby. Vyhněte se i všeobecným klišé jako „jsem flexibilní, samostatný a komunikativní“, raději to dokažte na reálných příkladech. Místo oslovení „Vážení/Všem dotčeným osobám“ využijte neutrálního „dobrý den, pěkný den“.

Na závěr bych jen chtěla dodat, že HR a hiring manažeři nečtou myšlenky. Co jim o sobě neřeknete v životopisu nebo v motivačním dopise, to nevědí. Tak jim jděte napřed.

Petra Nulíčková