Tak nám starý dobrý rok 2017 skončil. Málokterý rok s sebou nesl tolik dobrých zpráv, tedy alespoň co se týká vývoje naší ekonomiky. Skvělý hospodářský růst pomáhal všude. Mnoho firem tak mohlo přepsat rekordy svých dosažených obratů a zisků. Dařilo se i mnohým zajímavým lokálním start-upům. Stát vybral na daních mnohem více, než předpokládal. My lidé, zaměstnanci, živnostníci a spotřebitelé na konci „ekonomického potravinového řetězce“ jsme těžili z nízké nezaměstnanosti a z dynamického růstu mezd. Každý z nás nejlépe ví, co se mu loni povedlo v jeho profesním a osobním životě, ale také jakou příležitost doslova promarnil, který ze snů si nesplnil a kde je tedy důvod k nespokojenosti. Z toho pak v našich hlavách vznikají důležitá novoroční předsevzetí.

Obdobně by to mělo fungovat i ve firmách. I ty totiž mají své ambice, cíle a plány, které postupně naplňují nebo se o to přinejmenším snaží. Rád bych právě vedoucím představitelům těchto firem přinesl k jednomu takovému možnému předsevzetí svou inspiraci v podobě zajímavého článku na téma nebezpečného bujení reportingu globálních firem, který byl zpracován mými kolegy z globální centrály Transearch International na základě práce s mnoha mezinárodními lídry. I když je toto téma v článku pojato z perspektivy globálních firem, pevně věřím, že je dobrou inspirací i pro lokální firmy či pobočky mezinárodních firem, působících v naší české kotlině. Udržet si zdravý rozum a rovnováhu mezi aktivitami, které posouvají business firem skutečně vpřed, a těmi, které tyto aktivity popisují formou reportingu, není přece úkol jen pro globální lídry. Zde je tedy slíbený článek.

Ohrožení efektivního fungování firem kvůli přemíře reportingu

Moderní svět businessu a jeho fungování se mění a vyvíjí opravdu dynamicky. Stejně tak, jako se globální společnosti snaží najít a maximálně vytěžit nové podnikatelské příležitosti po celém světě. Pro mnoho firem je růst za hranice své země projektem na řadu let, jiné se s tímto mezinárodním nastavením již narodily a mají ho přirozeně zabudovaný ve své DNA. Ať tak či tak, v obou případech jsou to globální lídři těchto společností, kteří musí neustále zvažovat všechny souvislosti a možná rizika, plynoucí z rychlého rozvoje společnosti nebo prostě jen z rozšiřování nabídky produktů a služeb na nové zahraniční trhy.

Mezinárodní expanze společností pak typicky znamená, že jejich centrály odsouhlasí a zavedou nějaký druh funkčního reportování, jenž z manažerských vztahů ve firmě vytvoří jakousi matici nebo mozaiku, ve které je kladen stejný důraz na spolupráci v rámci každé specializace (ať už jde třeba o marketing, nebo obchod) jak na globální, tak i na lokální úrovni. Mezinárodní úspěch pak často přináší nárůst požadavků na manažerský reporting a nutí vedoucí pracovníky lokálních poboček reportovat ve větší či menší míře různé obchodní výsledky či investiční požadavky centrále.

Efektivní komunikace a včasná rozhodnutí globálního managementu určitě vyžadují přísun globálních informací, dostatečnou strukturu kontrol a včas blikajících světélek varovných indikátorů. Díky tomu pak centrály dokáží distribuovat dostupné zdroje ve správný čas na správné místo. Velkou pomocí je rychlý vývoj nástrojů na řízení vztahů se zákazníky, který umožňuje sledovat analýzy klíčových obchodních indikátorů v podstatě v reálném čase, což ale přináší velký důraz na správu dat, jejich dostupnost a bezpečnost. A to oprávněně.

Otázkou – a také velkou výzvou pro současné globální lídry – ale je, jak poznat, kdy je příliš už opravdu příliš, pokud jde o psaní reportů, vyplňování tabulek a sezení na mítincích, jejichž primárním účelem je reportování výsledků činností, které již dávno skončily. Zkuste se na to zeptat sami sebe a také dalších manažerů na vaší úrovni dříve, než všichni vaši pracovníci zabřednou do přílišné byrokracie a začnou volat o pomoc.

Dnešní svět je čím dál složitější. Firemní lídři by si to měli uvědomovat a snažit se zjednodušovat vše, co jen jde. Ať už se jedná o podobu nového produktu nebo procesu, úkolem seniorních manažerů by mělo být, aby jejich pracovníci nebyli zavaleni lavinou reportovacích požadavků, která jim pak nedovolí věnovat se svým zákazníkům, podpoře prodeje či sledování konkurence. Pokud chcete soutěžit a vyhrát, nesmíte tento stav dovolit, a pokud už se něco podobného ve vaší firmě děje, je nejvyšší čas s tím něco udělat.

Jestliže pracujete v globální společnosti s komplexním systémem reportování, zeptejte se sami sebe, co může být zjednodušeno, tak aby zbylo více času na to podstatné. Čas je pro nás příliš vzácnou komoditou na to, abychom jeho potenciálem plýtvali na přehnaně složité procesy nebo analýzy. Pokud zjednodušíte život svému týmu, získáte si jeho respekt a zároveň přesměrujete jeho energii na ty nejdůležitější věci – vaše klienty, zákazníky a akcionáře společnosti. (Copyright © TRANSEARCH International)

Nastavte zdravou míru reportingu

Abych vás pozitivně motivoval k provedení potřebných změn i v té vaší společnosti, rád bych článek mých kolegů doplnil o jeden lokální příklad, který jsem zaznamenal v dobách mého působení v rychloobrátce. Tento příklad ukázal cestu pro můj osobní přístup nejenom v oblasti nastavení zdravé míry reportingu, ale také pro množství firemních porad či jiné administrativní zátěže zaměstnanců.

Někdy v období po roku 2000 působil na postu ředitele české pobočky firmy Kimberly Clark autentický člověk a velmi talentovaný italský manažer Filippo Pinori. Díky tomu, že jsem v té době znal ve firmě mnoho lidí včetně Pavla Jiráska, který po Filippovi v roce 2006 převzal kormidlo česko-slovenské pobočky, měl jsem šanci Filippa poznat osobně a také získávat z první ruky informace o jeho způsobech řízení firmy. Filippo udělal pro pozitivní rozvoj businessu této společnosti spoustu dobrých věcí, ale mně do dneška zůstala v paměti zejména jeho revoluce právě v oblasti reportingu a meetingů. Filippo totiž nekompromisně zrušil cokoliv, co firmu neposouvalo vpřed a co se skutečně netýkalo rozvoje businessu a obsluhy zákazníků firmy. Na druhou stranu posílil či nově zavedl aktivity, které firmu podporovaly tím správným směrem.

Tento krok firmu neskutečně oživil, dal jí nový náboj i motivaci. Filippo si také získal respekt absolutní většiny zaměstnanců a i ti, kteří tyto změny zpočátku nenesli dobře, později pochopili jejich pozitivní význam. Hlavním přínosem však byl nárůst obratu, zisku i podílu na trhu. Takže vidíte, že zabývat se tím, jak moc svým lidem svazujete ruce možná zbytečným reportingem, smysl zcela jistě má. I moderní technologie nám dnes dávají mnoho možností, jak získat skutečně potřebné informace více bezbolestně. Ale tím vás nechci navádět k čipování vašich zaměstnanců. Závěrem bych vám i vašim firmám rád popřál skvělý nový rok 2018!