Ne každý je zvyklý fungovat plně on-line nebo na dálku, a ačkoli je situace nemilá, možná nám pomůže právě v přizpůsobení se novým technologiím. Z pohledu HR to v kontextu pohovorů a kontaktu se zaměstnanci může být docela výzva. Pojďme se společně podívat, jak si s tím poradit.

Co použít za on-line nástroje?

MS Teams jsou skvělým komunikačním kanálem pro vás a vaše kolegy. Je v nich téměř vše, co potřebujete. Od klasického chatu, přes video hovory až po sdílení souborů. Vynikajícím pomocníkem je i aplikace Whereby, která je zdarma pro 4 účastníky video callu. Mezi mé oblíbené patří i aplikace od Google, WhatApp a Zoom.

TIP: Ze všech meetingů si dělejte poznámky pro ostatní členy týmu.

A co pohovory?

Pozitiva osobního kontaktu s kandidátem jsou mnohá a týkají se především možnosti sledovat neverbální chování a využívat během pohovoru flip chart. To, co vám v off-line světe přijde samozřejmé, nemusí být v tom on-line. První call tak může být neohrabaný a vy se budete cítit divně, ale časem se to zlepší.

Doporučuji část výběrového řízení udělat jako test nebo case study na doma. Díky tomu budete mít v rámci video rozhovoru více času na jiné otázky a budete se navíc potkávat jen s lidmi splňující některou z kompetencí, kterou u nich hledáte. Existují programy jako iTrivio a Google forms, kde vytvoříte jednoduché testy a ty si pohodlně stáhnete do textového editoru a nasdílíte si s manažerem. Jejich vyhodnocení bude i pro kandidáta skvělou zpětnou vazbou.

Před samotným callem poskytněte kandidátovi dostatek informací. Bude to pohovor jen s vámi, nebo více lidmi? Kdo budou ti další lidé? Přes který program se společně spojíte, a je nutné, aby si ho kandidát instaloval? Pošlete mu odkaz předem nebo až v on-line callu? Budete se i vidět, nebo stačí, když se uslyšíte? Je nutné mít dresscode, nebo budete v rámci on-line setkání benevolentní? Jak dlouho spolu budete mluvit a co bude následovat po něm?

Sami si vyberte tiché a pohodlné místo, mějte dobré wi-fi připojení a ujistěte se, že vás na home office nebudou rušit rodinní příslušníci nebo děti. Dejte si pozor na pozadí za vámi, nepořádek v kuchyni nebo otevřená šatní skříň není zrovna ideální vizitkou. Dopředu si vyzkoušejte, zda vám vše funguje, a mějte po ruce tužku a papír pro zápisky nebo otevřené ATS.

Počítejte s tím, že pro mnoho kandidátů není běžné komunikovat v rámci výběrových řízení on-line a mohou mít technické problémy. Měli byste jim umět poradit a poskytnout pomoc nebo navrhnout jinou aplikaci pro spojení. Některým může být, stejně jako vám, zprvu nepříjemné komunikovat spolu na dálku a mohou si přijít nekomfortně až trapně. Berte to v potaz při posuzování komunikace s kandidátem a posuzování jeho neverbální komunikace.

Na on-line pohovor se dobře připravte i z hlediska otázek, které se hodláte kandidátovi položit. Sepište si je předem, využívejte metodu behaviorálních otázek či metodu STAR. Jejich využití zařaďte i běžně, usnadní vám ověřování kompetencí a rozhodování se nad přijetím či nepřijetím kandidáta k vám do firmy. Naopak bych omezila použití role plays.

TIP: Jste zvyklí kreslit kandidátům strukturu oddělení, kam se hlásí? Vytvořte si ji dopředu v xmind a pošlete jim jí, ať si ji mohou otevřít, když o ní mluvíte.

A co další kola s manažerem?

I tady štěstí přeje připraveným. Domluvte si dopředu, jak budete postupovat, a také si připravte nějaké znamení, pokud ten druhý bude pokládat nevhodné otázky nebo pohovor nebude spět ke zdárnému konci. Řekněte si, co bude následovat po callu a do kdy dáte kandidátovi vědět. Budete se chtít vidět i off-line, až bude vhodnější doba, nebo jste ochotní dát rovnou nabídku?

A co dál?

Využijte čas, který vám normálně berou pohovory a schůzky na projekty, které odkládáte. Vytvořte sobě i svým podřízeným rozvojový plán a připravte si pro ně konstruktivní zpětnou vazbu. Naučte se svému týmu zadávat úkoly přes Asanu nebo Trello. Zkuste vymyslet, jak vylepšíte svá výběrová řízení, zjednodušíte je a zefektivníte výběr nových zaměstnanců. Vylepšete svou inzerci, vytvořte si e-mailové šablony na nejčastější odpovědi kandidátům nebo se začněte vzdělávat (Seduo, Alison, Coursera apod.).

Ať už budete doma týden nebo měsíc, zkuste si osahat co nejvíce aplikací. Naučíte se něčemu novému a třeba vylepšíte svůj náborový proces.

Petra Nulíčková