Automatické zpracování přijatých faktur pomáhá firmám ušetřit miliony korun. Přesvědčil se o tom internetový prodejce Mall.cz, který nyní spočítal, že díky kombinaci EDI komunikace a nástroje na zpracování faktur jen za loňský rok ušetřil čtyři miliony korun. Po zavedení automatizace navíc přijímá většinu dodavatelských faktur v digitální podobě.
Mall.cz je společně s Alzou nebo Datartem jedním z prvních e-shopů v Česku, který zavedl EDI – standard pro elektronickou výměnu dokladů. S EDI řešením Orion, díky kterému mimo jiné automatizuje příjem, kontrolu a zaúčtování faktur, pracuje Mall.cz šest let. Aktuálně ho využívá 500 dodavatelů a prošlo jím 600 tisíc faktur.
Omezení rutinních činností
„Na začátku března jsme si opět udělali vyhodnocení projektu. Vyšlo nám, že jsme na zpracování přijatých faktur ušetřili celkem 13 milionů korun, jen v posledním roce to bylo přes čtyři miliony. Jde o čistou úsporu nákladů na práci účetních, po započtení všech nákladů na pořízení a chod EDI. Účetní díky tomu netráví čas rutinní prací a pracují na strategičtějších úkolech,“ říká finanční ředitel Mall.cz Jakub Chalupecký.
Faktury od dodavatelů, kteří EDI nevyužívají, Mall.cz řeší pomocí nástroje na automatické vytěžování dat z dokladů Invoice Flow. Ten z přijatých faktur automaticky vyčte základní údaje, aby je účetní nemuseli ručně přepisovat. „Díky tomu jsme mohli zavést digitalizaci interního procesu schvalování objednávek a faktur, čímž jsme snížili administrativní zátěž napříč společností. Nový digitalizovaný proces nám navíc pomohl zajistit snadné a bezpečné fungování v době covidu, kdy většina zaměstnanců pracuje na home office,“ pokračuje Jakub Chalupecký.
Elektronizace pomáhá i s cash flow
Dodavatelé Mall.cz mohou díky fakturám ve standardizované elektronické podobě využít i službu Mall Invoice Financing – tj. proplacení faktury ještě před datem splatnosti. Služba běží na platformě Platební instituce Roger a je užitečná pro obě strany.
Dodavatelé prostřednictvím Invoice Financing mohou flexibilně pracovat se svým cash flow. V případě potřeby si část faktury nechají proplatit už tři dny po vystavení, a to za podmínek nezřídka lepších než v bance.
Mall.cz díky Mall Invoice Financing šetří čas finančního manažera a účetních při administraci dřívějších úhrad a zlepšuje své vztahy s dodavateli. Vzájemná spolupráce totiž na obou stranách minimalizuje administrativní náklady. „Když se na elektronizaci faktur podívám zpětně, šlo při našem vysokém množství dodavatelů a dokladů o projekt s rychlou návratností. Pomohl nám s tím i dodavatel Grit, který nás projektem od počátečního nastavení přes zapojování dodavatelů až po denní support uživatelů provedl a významně tím přispěl k úspěšné digitalizaci našich interních procesů,“ uzavírá Jakub Chalupecký.
