Vše začalo již v březnu 2020, kdy všichni zaměstnanci pracující na kancelářských pozicích obdrželi zprávu s doporučením kompletního přechodu na home office. Z režimu, který jsme využívali jen občas, se najednou stal téměř z hodiny na hodinu nový standard, který v podstatě stále trvá.

Pro HR oddělení to znamenalo najít spolehlivý nástroj, díky kterému zvládneme přeplánovat a zrealizovat všechny pohovory on-line. MS Teams se staly primární platformou naší komunikace pro video cally, konference, týmové meetingy i pohovory. Alza je známá mimo jiné svým intenzivním onboardingem, takže jsme byli nuceni i toto převést do on-linu – natočili jsme tedy různá videa s představením jednotlivých oddělení, pro úvodní školení jsme vytvořili skupinové místnosti a celkově se zpočátku učili zvládat i náročná školení vyžadující interakci.

Ačkoliv jsme technicky orientovaná firma, bylo zajímavou výzvou veškeré fungování přenést čistě jen do virtuálního prostředí, bez možnosti osobního setkání. Dnes však již můžeme říct, že tyto nástroje používáme rutinně, a i celofiremní schůzky s velkým počtem účastníků dokážeme řídit efektivně. Lze říct, že se také posunulo naše nastavení, dobrým příkladem jsou například pohovory. Ty už máme téměř vždy on-line, na osobní setkání dochází až ve finálních kolech a spíše u seniornějších pozic, kdy potřebujeme uchazeče seznámit také s našimi prostory. Přesto jsme přesvědčeni, že osobní kontakt nic nenahradí.

Velkým tématem pro HR oddělení je stmelování týmů. Máme v našich řadách kolegy, kteří absolvovali všechna kola pohovorů on-line, onboarding absolvovali on-line a vlastně se nikdy naživo neviděli s kolegy a nebyli v našich kancelářích. Víme, že nesmíme podceňovat osobní vazby, a zejména pro přijetí nováčků do týmu je pravidelné potkávání se velmi důležité. Zvažovali jsme dokonce, že bychom i teambuilding zkusili naplánovat on-line, což si některá oddělení i odhlasovala, což bylo velkou výzvou pro organizátora. I tak se ale ukázalo, že kolegové více upřednostňují osobní setkání, proto s prvním rozvolňováním se začali vracet do kanceláří, zpočátku v režimu téměř jako před vypuknutím pandemie. Nyní jsou však kanceláře opět poloprázdné. Nastavili jsme proto systém střídání týmů tak, aby se v pravidelně se střídajících skupinách týmy navzájem setkávali. První skupina tak může do kanceláří přijít v pondělí a úterý, druhá pak ve čtvrtek a pátek. Další týden je to naopak.

Pozorný čtenář si jistě všiml, že volná zůstává středa. Je to proto, že jsme již před časem vybrali středu jako den, kdy máme prostor věnovat se zásadním tématům. Říkáme tomu DeepWork Wednesday a znamená to právo každého zaměstnance odmítnout tento den on-line schůzky, protože se potřebuje věnovat soustředěné práci na strategiích a projektech. Uvědomili jsme si totiž, že hodně času trávíme on-line na schůzkách, ve vleku denní operativy, ale strategická rozhodnutí a plány stojí. Ukázalo se, že zaměstnanci tuto možnost vítají, a proto v ní pokračujeme i nadále.

Jak již naznačují poslední řádky, v HR oddělení si po více než roce na home office uvědomujeme, že tento režim nefunguje zcela tak, jak bychom si přáli. Trávíme mnohem více času u obrazovek, výkon jedinců i týmů je nevyvážený, často se setkáváme s tím, že se lidé neumí odpojit, chybí jim možnost vypnout notebook a cestou z kanceláře si pročistit hlavu.

Můžeme říkat, že je to vlastně radost, protože se firmě daří, ale je potřeba učit lidi efektivně odpočívat. Některé kolegy je nutné vlastně i tak trochu nutit, aby si vybrali dovolenou. Uvědomujeme si, že situace je složitá a vydat se na dovolenou do zahraničí je komplikovanější, ale možnost odstřihnout se od pracovních povinností je důležitá pro naše mentální zdraví. I proto, že nás brzy opět čeká hlavní vánoční sezona, pro Alzu nejnáročnější období v roce.

V tomto kontextu i v péči o zdraví zaměstnanců jsme interně zrealizovali projekt krátkých zdravotních cvičení, která nám všem mají připomenout ergonomické zásady pro lidi se sedavým zaměstnáním. Z tohoto projektu mám osobně velkou radost, jedná se o ochranu a prevenci zdraví, kterého není nikdy dost.

Jako většina kolegů z HR i my víme, že nás nejspíš čeká svolávání všech zpět do kanceláře, ale všichni tak trochu tušíme, jak to bude těžké. My jsme využili prázdných prostor pro jejich rekonstrukci a výrazně jsme snížili počet pevných pracovních míst. Návrat do kanceláře tedy pro některé kolegy s sebou přinese ztrátu svého konkrétního místa v kanceláři a místo toho přechod na sdílený pracovní stůl a vybavení v duchu coworkingu. Uvidíme však, jak se bude pandemická situace dále vyvíjet, již nyní však víme, že kolegy nebudeme nutit, pokud se do kanceláře vyloženě nebudou chtít vrátit. Pravděpodobně tedy již zůstaneme u nějakého kompromisu, část týdne budeme pracovat vzdáleně a některé dny se potkáme v kancelářích.

Martina Brixí, HR division director, Alza.cz