Společnost Fri-Service Czech přešla na automatické zpracování přijatých faktur. Díky nástroji Invoice Flow od firmy Grit nemusí ve Fri-Service skenovat papírové dokumenty a šetří na nákladech 40 000 korun měsíčně. Externí účetní firmě pak odpadla rutinní práce s přepisováním dokladů.
Nástroj Invoice Flow ve firmě Fri-Service zpracovává faktury tím, že automaticky vyčítá údaje z hlavičky přijatých faktur a ty nahrává do informačního systému. Účetní z externí firmy tak nemusí údaje z každé faktury ručně přepisovat, ale pouze kontrolují, zda nástroj vytěžil data správně, a udělají případné korekce.
„Zavedení tohoto nástroje pro nás mělo dva pozitivní efekty. Zmodernizovali jsme s dodavateli doručování faktur a posíláme si je pouze elektronicky. A zadruhé jsme ušetřili práci účetní firmě. Pokud by se všechny faktury zpracovávaly do našeho účetního softwaru nadále ručně, stálo by to externí účetní víc rutinní práce a nás vyšší náklady. Bavíme se přibližně o 40 000 korunách měsíčně,“ říká Jiří Šilhánek, finanční ředitel Fri-Service.
Specialista na chladírenskou a mrazírenskou techniku má dnes téměř 1000 dodavatelů a každý měsíc zpracuje stejný počet dokladů. Nástroj na automatizaci firmu zbavuje velkého množství zbytečné práce. „Dříve nám většina faktur chodila poštou a byl potřeba zaměstnanec, který se téměř celou pracovní dobu věnoval zpracování přijatých faktur a jejich převedení do elektronické formy. Jsme rádi, že dnes už nikdo takovou práci dělat nemusí,“ dodává Jiří Šilhánek.
Invoice Flow ale nepomáhá jenom společnosti Fri-Service, užitek z něj má také její externí účetní firma Auditor. Účetní nemusí údaje z každé přijaté faktury ručně přepisovat do informačního systému, ale pouze kontrolují, zda systém vytěžil data správně. „Upřímně jsme ze začátku měli strach, zda ten nástroj přepíše data z faktur správně a zda s tím ve výsledku nebude ještě víc práce než dříve,“ přiznává Markéta Čáslavská, hlavní účetní firmy Auditor.
„Tyto obavy se ale po čase ukázaly jako liché. Systém funguje spolehlivě a většinu faktur vytěží správně. Nemusíme se tak zdržovat rutinní a nezáživnou činností, vytěžené faktury jen zběžně kontrolujeme a v ojedinělých případech korigujeme,“ dodává Markéta Čáslavská. Auditor se díky úspoře času může věnovat odbornějším činnostem, případně obsloužit více klientů.
Samotné nasazení nástroje Invoice Flow do firmy bylo otázkou několika týdnů. Fri-Service první kroky k nasazení rozjela v květnu a v půlce července spustila ostrý provoz.
